仕事で手帳を効果的に使う方法【ポイントは3つあります】無事
こんにちは。アイルです。
普段から仕事をしていると、スケジュール管理やちょっとしたメモ書きに手帳を活用していると思います。
しかし、ただ予定を書く、打ち合わせや上司の指示をメモするだけにしか、手帳を使えていない人は多いのではないでしょうか。
仕事で手帳を効果的に使う方法
ビジネスマンとして手帳を有効に使いたいと思っていながらも、バレットジャーナルのように細かく自分で作り込んでいく時間はないと思います。
何を書くにしても「どれだけシンプルに使うか」が一番気になるポイントなのではないでしょうか。
そこで今回はビジネスに特化して、できる限りシンプルな「カレンダーを選ぶポイント」「目標を管理する方法」「メモの活用」についてお話しします。
カレンダーを選ぶポイント
カレンダーの種類選び
まずカレンダーには「マンスリー(月間)カレンダー」「ウィークリー(週間)カレンダー」「デイリー(日次)カレンダー」の3種類があります。
もっともシンプルに手帳を使うのであれば「ウィークリー(週間)カレンダー」のみを使うことをお勧めします。
閉じ手帳タイプを使っているとマンスリーカレンダーとウィークリーカレンダーの両方がついているものもありますが、勿体無いと思いながらもウィークリーカレンダーのみを使ってください。
マンスリーカレンダーは1ヶ月の行動の全体像が俯瞰して見れるメリットがあります。
その反面、1日毎の予定を書き込むスペースがほとんど無く、すべての予定を把握するのには向いていません。
また、デイリーカレンダーは1日の行動や記録を細かく残すことができますが、1日毎でしか見ることが出来ないので、1週間や1ヶ月単位の予定を俯瞰して見ることができません。
その中間で1週間単位の予定を俯瞰して見ることができ、1日の予定を書くことができる場所がある程度大きくある「ウィークリーカレンダー」を使うことで両方のいいとこ取りをすることが出来ます。
全体が俯瞰できるマンスリーカレンダーと細かく予定を見ることができるデイリーカレンダーを組み合わせる事を推奨する手帳術もあります。
確かにその方法だと全体を俯瞰しつつ細かい記録も残せますが「どちらか一方にしか書いていないと予定が分からなくなる」「生合成を取るために書き写す手間がある」というデメリットからお勧めしません。
ウィークリー手帳の種類
ウィークリー手帳の中にも「見開き1週間」「見開き2週間」「レフト式」「バーチカル」と様々な種類があります。
時間まで管理できるや枠があるだけの見開き1週間等は使いやすいものを選んでいただければどれでも問題ありませんが、必ず「右側に余白のあるもの」を選んでください。
この「余白がある」ことがポイントで、細かい使い方は後ほどお話ししますが、この余白にその週の目標などを書き込んでいきます。
ウィークリーカレンダーについては、細かく時間単位で予定を管理するか、ざっくりその日の予定が分かっていればいいかによって変わってきます。
その中でも忙しいビジネスマンにお勧めなのが、細かく時間まで管理できる「バーチカルタイプ」のウィークリーカレンダーです。
予定の時間だけでは無く、前後に準備や片付けをする時間や、お客様先を訪問する際の移動にかかる時間を書いておくと無駄な時間を減らすことが出来ます。
残念ながらバイブルサイズのシステム手帳では右側に余白のあるものが見つからないので、私は左に1週間分のボックスがあり右が余白になっているリフィルを使っています。
手帳のサイズや普段の生活によって使い勝手は大きく変わりますので、自分に適したものを探してください。
目標を管理する方法
ビジネスマンにとって最も大事なのが、この「目標の管理」です。
この目標管理をするために大事なのが、ウィークリーカレンダーの右側にある「余白のページ」です。
この余白ページに「その週にやりたいこと」を書きます。
例えば「今週の制約を10件以上とる」という目標を立てたとすると、
・今の成約率が何％くらいか
・今週どこに周るか
・回った先で気づいてことは何か
・次に向けた改善
など目標に関する事をどんどん右ページに書き込んでいきます。
右ページに書き込むことのメリットは「いつでも見ることが出来る」ことにつきます。
ビジネスマンであれば予定を管理するために、スケジュールのページを1日に何回も開くと思います。
そのスケジュールを開くたびに自分の目標やその達成に向けた自分の考えや状況を見ることが出来ます。
見る頻度が単純に増えると、無意識にその事を意識し考えるようになります。
無意識でもその事を考えれば考えるほど、ちょっとした空き時間でも、目標を達成するためにどうするかを考えるようになりますし、その内容は洗練されていきます。
メモの活用
あなたは1日どのくらいメモを取りますか？
上司から言われた内容や電話の内容など、メモをする機会は多いと思います。
それも重要なメモですが、それ以上に必要なのが「あなたのちょっとした思いつき」をメモしておくことの方が、はるかに重要です。
「こんなことメモしても後から使わない」と思うことがあると思いますが、そういった事をメモすることが重要です。
メモはいつどこで使えるかわからない
Apple社の創業者でもあるスティーブ・ジョブズさんがスタンフォード大学の卒業式でスピーチをされた時にも
「先を読んで点と点をつなぐことはできません。後からふり返って初めてできるわけです。」
といったスピーチをされています。
今あなたが「使わない」と思っているメモも、どこで役に立つか分かりません。
そのメモによってさらに良くなる事があったとしても、何も残っていないせいでそのことに気づかないかもしれません。
いざ使えるとなった時に、メモが残っていないとまた一から考え直すことになってしまいます。
他にも、ちょっとした落書きからどんどんアイデアが膨らんでいって、新しい製品が出来た話も沢山あります。
書いておく必要がなさそうな内容でも、どんどんメモを残していってください。
表現力の練習になる
いざ何かをメモしようとしても、なぜかなかなか書く事が出来ない。
せっかくメモを書いても何を書いてあるかわからない。
こういった経験をした事がある人は多いと思います。
これは普段からメモを取ることに慣れていないから起きる問題です。
スポーツでも一緒ですが、いきなり試合に挑んでも自分が思った通りに動けることはまずありません。
メモも同じで常日頃から書くことに慣れている必要があります。
そうやって「どう書くと早く書けるか」「どう書くと後からわかりやすいか」を試行錯誤する必要があります。
そのためにも、一見すると無駄に思えるちょっとした思いつきや気になったフレーズをメモしておくことに、とても大きな意味があります。
まとめ
仕事の場で手帳を使っていたとしても、手帳に何かを書くよりもその場で話をする事が大事になります。
そんな時にも必要なポイントをさっとメモできるスキルはとても重宝します。
また、後から見返してどこを見れば最新の予定が書いてあるか分からないようでは、スムーズにビジネスをこなすことはできません。
どれだけシンプルで確実に手帳を使いこなせるかが、できるビジネスマンの条件の一つではないでしょうか。
