資料作成が楽にするテクニック3選【型を知る事がポイント】
こんにちは。アイルです。
仕事で資料の作成を指示されてもなかなか作ることができず、結局遅くまで残業をして作ったなんて経験はないでしょうか。
資料作りに慣れてくると少しは楽に書けるようになってきますが、それでもうまく書けないときはあると思います。
私もうまくいかないときは1週間近く悩みながら書いていましたが、前職を辞める頃には年間50件以上の企画書を作れるようになりました。
今回はそんな私が実践していた資料を作成するためのテクニックを3つご紹介します。
資料作成が楽になるテクニック3選
資料を作らなければと思えば思うほどなかなか手が動かなくなってしまい、結局締め切りギリギリに作ってしまう。
これではなかなかいい資料はできませんし、あなたに資料作りをお願いした人もチェックする余裕がないですよね。
そうならないためにも「少しでも良い」ので作り始めるのが大事です。
「それが出来れば苦労しない」と思われるでしょうが、次の3つのテクニックは「すぐに」でもできますし、「ちょっとだけ」やっていっても効果があります。
そのテクニックとは
・思いつくキーワードをひたすら書き出す
・箱だけ書いてみる
・人の意見を聞く
の3つです。
これだけで良ければ出来そうか気がしないでしょうか？
それでは、一つづつ詳しくお話していきます。
思いつくキーワードをひたすら書き出す
資料が作れない時、最大の障害になっているのは「何をどう書いていいかが分からない」からではないでしょうか。
会社によってはある程度決まったフォーマットがあり、それに沿って書くだけのところがあるかもしれません。
しかし、新しい商品の説明や提案用の資料などを作るときはそのフォーマットがなく、全く何もないところから作り始めるこも多いのではないでしょうか。
そんな時ほど、具体的に何を書けばいいのかが分からずに手が止まってしまうことが多いです。
特にその資料が何の資料なのか説明する文章がなかなか書けず、それ以外の資料が全く書けなかった苦い経験があります。
そんなときは、思いつく限りのキーワードを紙に書き出していくと一気に整理できることがあります。
この時のポイントは、その資料で説明したいキーワードだけではなく「関係していそうなキーワード」を思いつく限り全てを書き出すことにあります。
例えば新しい料理を説明する資料を作りたいときであれば「どんな料理」「味」「素材」「対象年齢」「おすすめの時間」「似ている料理」「一緒に飲みたいもの」「素材のこだわり」「素材の産地」「合いそうな食器」などなど
あげ出すとキリがないくらい出てくると思いますが、思いつく限り書いてください。
書き出した後は、その中から絶対に伝えたいポイントを選んで並び替えていくだけで文章が出来上がります。
後はその文章の体裁を整えていくだけで、その資料を説明する文章を作ることができます。
さらにその書き出したキーワードの中から「これは伝えておきたい」というものを抜き出していくと、それがその資料の中で詳しく説明する内容になっていきます。
箱だけ書いてみる
資料がなかなか書けない理由の二つ目は「どこにどんなことを書けば良いか分からない」ということではないでしょうか。
そんな時は、中身は空っぽで良いので「何かを書くための枠」を書いてください。
※資料に書く箱のサンプル
この枠はあくまで目安なので「最後までその通りに書かなければならない」ということはありません。
しかし、枠があるだけでそこに何を書くか具体的なイメージをするようになります。
漠然と「何を書こうかな」と悩むよりも「メリット・デメリットは何があるか」を考える方が、考えやすいと思います。
こうやって書きたいことを小さく分解してくことで、少しだけかもしれませんが資料を書き進めることができると思います。
まとめ
資料作りは慣れていてもなかなかできないことがありますよね。
そんな時ほどいくら真剣に悩んでも良い案が出こずに、どんどん深みにはまっていってしまうと思います。
そんな時は一度他のことをしたり、コーヒーブレイクを挟むなどをしてリフレッシュをしながら、今回の話の内容を思い出していただければと思います。
