紙とデジタルのどちらでスケジュール管理すべきか【用途で選ぶべき】

こんにちは。アイルです。

スマホやタブレットを持ち歩くことが普通になっている現代で一番悩むのが「紙の手帳とデジタル、どちらでスケジュール管理をするか」だと思います。

もちろんどんな使い方をするかによって、どちらを選ぶのがいいかは変わってきます。

それぞれのメリット、デメリットを見つつそれぞれをオススメできる人についてお話しします。

紙とデジタルのどちらでスケジュール管理をすべきか

紙とデジタルのどちらにもメリットデメリットがありますので「全員こちらにすればいい」と言い切るのは難しいです。

なので、それぞれのメリットが一番活かせる使い方をするのがベストです。

紙とデジタルでスケジュール管理をするメリット・デメリット

具体的に紙で管理するとは「手帳を使って管理をする」ということです。

手帳にペンで手書きをして管理をする、いわゆる「昔ながらの方法」ですね。

紙の手帳でスケジュール管理をする場合と、スマホなどを使ってデジタルで管理する場合のメリットとデメリットは、それぞれ相反するものになります。

今回は特に大きな違いからメリット、デメリットを整理します。

書き終わるまでの時間

スケジュール管理をする上で絶対に忘れてはならないのが、このスケジュールを「書き終わる」までの時間です。

多くの書籍等では「書き始める」までの時間を比較されることが多いですが、私は「書き終わる」までの時間が重要だと思っています。

なぜならスケジュールは「書くこと」ではなく「書いてある」事に意味があると思っているからです。

スマホでフリック入力をする方が早いという方も中にはいらっしゃるかもしれませんが、多くの人には手書きの方が早いと思います。

特に他にも何かと忙しいビジネスマンや主婦の方には、スケジュールを「書く」時間は短ければ短いほど他に時間を使うことができます。

相手が受ける印象が違う

ビジネスシーンで特に年配の方は、会話中にスマホを見ることに抵抗を感じる人がまだ多くいらしゃいます。

同じスケジュールを確認するという行為をとってみても、相手の受ける印象が良い方を選ぶべきです。

特にビジネスでは相手の印象がそのまま自分の評価やビジネスチャンスに直結します。

もちろんスマホでスケジュール管理をすることを気にされない方も増えてきていますので、「相手がどういう人か」でどちらを使うか選んでください。

頻繁に新しい人と会う機会の多い営業職の人は、悪くみられることのない紙の手帳で管理をするのが良いと思います。

どれだけの内容を書き込むことが出来るか

一言にスケジュールといっても

・何をする予定か
・何時から何時まで予定があるか
・誰と会うか
・どこで会うか
・何を持っていくか
・どうやっていくか

など合わせてメモをしておきたい場合があると思います。

Googleカレンダーなどのデジタルデータであれば、予定の詳細を別の場所に書き込むことができ、その場所の地図まで表示させることができたりします。

逆に紙の手帳では文字を書くことが出来る場所に制限があります。

文字を小さく書いたり、別の場所に書いてから線を引いて分かるようにすることもできますが、全てを見やすく書くのには限界があります。

過去の予定の振り返り

出先などで2ヶ月前、3ヶ月前のスケジュールまで振り返ることはほとんどないと思いますが、振り返りやすさも紙とデジタルの大きな違いです。

紙の手帳で過去1年分の予定を持ち歩こうと思うと、相当重く分厚い手帳になってしまいます。

逆にデジタルデータであれば、使うアプリによって見れる期間は変わりますが、過去のデータを確認することができます。

さらに検索機能と組み合わせることで、特定のスケジュールを探すといったことをするのが非常に簡単にできます。

しかし「先月の予定や去年1年の予定を全体的に眺めたい」といったときにはデジタルデータより紙の手帳の方が圧倒的に見やすいです。

過去を振り返って新しい発見をしたり、今後の改善を考えるにあたっては、紙の手帳の方がとてもやりやすいです。

紙とデジタルのどちらでスケジュール管理すべきか

それぞれ紙の手帳とデジタルとでスケジュール管理をした場合のメリット、デメリットをお話ししてきました。

これを踏まえて私なりに紙の手帳を使った方がいい人、デジタルの方がいい人をまとめてみました。

営業職の方

お客様に会うことが多い営業職の人は「紙の手帳」がオススメです。

割り込みの予定を簡単に書き加えることが出来る柔軟性と、相手の心象に大きく左右されない紙の手帳の方が利便性が高いです。

主婦の方

子供の世話や家事など何かと忙しい主婦の方には「紙の手帳」がオススメです。

さっと書き込むことができ、紙でお食われてくる子供の検診予定などもそもまま挟んでおくことが出来るので、手帳を持ち歩く方が便利だと思います。

しかし、郵便物を写真にとって後から見返すことが出来るなど、ある程度スマホの使い方に詳しい方であれば、デジタルで管理する方がメリットが大きいです。

ずっとパソコンに向かって仕事をしている人

事務や経理、システムエンジニアの方などは、デジタルで管理する方がオススメです。

パソコンとスマホでスケジュールを見ることが出来るデジタルの方が簡単にスケジュールを管理できます。

特に定期的な予定が多い人は、スケジュールをコピーできるデジタルの方が利便性が高いです。

職場によってはセキュリティが高く個人のスマホは使えない方は、職場のスケジュールは手帳、それ以外はデジタルなど使い分けて管理することをオススメします。

学生

学生の方であればスマホでスケジュールを管理する人が大多数だと思います。

しかし、就職活動をすることを考えると、紙の手帳を使うことをオススメします。

就職活動をしているときにスマホより紙の手帳を使っていることで、少しでも相手に好印象を与えることが出来るかも知れないためです。

また、エントリー先の会社から電話がかかってきた時にスマホでスケジュールを管理していると、その場で確認して書き込むといったことが出来ません。

スケジュール以外にも重要な話があるかも知れませんので、ぜひ紙の手帳を使ってみてください。

まとめ

今回は紙の手帳とデジタルのどちらでスケジュールを管理するのがいいかというお話をしました。

両極端に見えるお話をしましたが、私自身は紙の手帳とデジタルの両方でスケジュール管理をしています。

普段は紙の手帳をメインにスケジュール管理をしているのですが、出先でちょっとした予定を確認したい時に見やすいデジタルも使っています。

両方にスケジュールを書いておかないと、きちんと把握できなくなってしまうデメリットはあります。

しかし、他の人が私のスケジュールに予定を書くことが出来たり、時間前に通知してくれるリマインダーなど、便利な機能を使うことが出来ます。

慣れないうちは、どちらか一方での管理をしっかりして、慣れてきたら両方を組み合わせて使うなどを検討してはいかがでしょうか。