多忙な上司に対して自分の意見を伝える効果的な方法

ビジネスシーンでは
上司に対して
自分の意見を
伝えたい時が
あると思います。

しかし、
上司は多忙な事が多く
うまく伝えられずに
タイミングを逃す事も
少なく無いと思います。

実際私の上司も
1日に話が出来るのが
大体会議の合間にある
5分〜10分と
非常に短かったです。

そんな短い時間を狙って
他のメンバーも
相談や報告をするので
実際に話が出来るのは

1分〜2分程度

がほとんどでした。

そんな中で私が使っていた
効率よく報告や相談をする
テクニックをご紹介します。

話す時間を意識する

先ほども少し触れましたが
自分が何分話す事ができるか
あらかじめ考えておきます。

先ほどの例では

全体で1分〜２分

が上司と話せる時間なので
意見をもらう時間を考えると

30秒程度

が報告や相談に使える
時間になります。

「そんな短い時間では
　意見は伝わらない」

と思われるかもしれませんが
一般的なCMの長さは
短いもので「15秒」
長いものでも「30秒」
しかありません。

その短い時間の中で
消費の価値やポイントを
視聴者に伝えています。

つまり、
あらかじめしっかりと
準備をしておけば
30秒の中で
十分意見は伝わる

という事です。

話す内容を整理する

話す事が出来る時間
が分かった後は、

「その時間の中で
　何を伝えたら
　意見が伝わるか」

そのポイントを整理します。

一番簡単な方法としては
5W1Hを使って
端的に話す方法があります。

5W1Hを使えば
話の要点が明確になり
過不足なく伝える事が
出来るようになります。

さらに、このタイミングで

「実際に話す言葉」

まで考えられていると
時間が足りなくなる等の
失敗を減らす事ができます。

頭の中で伝える内容をイメージする

いわゆる

「イメージトレーニング」

です。

会社の報告でここまでするか
と思われるかもしれませんが
事前準備はできる限り
多く、細かくしておく方が
いざ本番で失敗が減ります。

特に多忙な上司の場合、
話を聞く余裕が
あまり無い事が多いため
普通に話をしていても
悪い方に取られる事があります

人間余裕がなくなると
どうしてもネガティブ
な思考になってしまうので
万全を期しておく事が
非常に重要になります。

また可能なのであれば
同僚に内容を伝えて
分かりにくいポイントを
訂正できると尚良いです。

無理だと思ったら引き下がる

最後のポイントとしては

「無理なら出直す」

という気持ちを
持っておく事です。

話の内容によっては
思っていた時間で
終わらない事が
多々あります。

そんな時に
なんとか話をしよう
と考えていると
相手の余裕を
奪ってしまいます。

そんな時は

「頂いたご意見を踏まえ
　もう少し検討します」

「詳細は整理して
　後ほどメールします」

等と引き下がるのも
有効な手段です。

短い時間で
詳細まで伝えるのは
非常に難しいです。

無理にその場で
話の決着をつけずに
別の手段で解決できる
きっかけを作るだけでも
大きく話は進みます。

今この短い時間で

「絶対に伝えないと
いけないことは何か」

をはっきりさせて
別の手段で話をするのも
大事な要素になります。

まとめ

多忙な上司を持つと
コミュニケーションが
うまく撮れないで
悩む事があります。

相手が何を聞きたいか
それはどうすれば
一番効果的に伝わるか

これを予め考えておくと
非常にスムーズな
話が出来るようになります。