ミーティングの効率をあげる3つのポイント

皆さん進捗報告やアイデア出しなど
日々多くの会議に
参加されているのではないでしょうか。

私も1日平均で4〜5つの
会議に参加していました。

それだけの会議に参加しても

「今日は何も決まらなかった」

「これは何の会議だろう」

「この会議意味があるんだろうか」

こんな事を思う会議も
沢山ありました。

長時間拘束されるのに
何も決まらないのは
もったいないですよね

そこで効率よく進める為に
3つのポイントをご紹介します。

ポイント1 アジェンダを作る

いきなり専門用語に
着込めるかもしれませんが
アジェンダとは

「会議の目次」

です。

「今日はこの話を」

「30分話す」

「その後にこっちの話を」

「30分話て終わる」

といったものです。

このアジェンダを
会議前に作っておいて
出席者へ送っておきます。

すると出席者は
その日の議題、時間に合わせて
ある程度内容を纏めてから
参加できます。

私のチームでは

・3日前にアジェンダを共有する

・24時間以上前に
会議の資料を共有する

・会議参加者は
必ず資料を読んでおく

というルールを徹底してから
1時間でも終わらなかった会議が
10分くらいで終わった事があります。

ポイント2 発言を付箋に書く

会議が白熱してくると
会話した内容を忘れてしまい
全く違う方向に
話が逸れることがあります。

それを防ぐ為に
付箋に発言の要点を書いて
壁やホワイトボードに
貼っていきます。

会話の内容が見えると
検討違いの発言が減りますし

「こっちの内容について
もう少し検討を」

と話を戻すのが
簡単になります。

また、並べ替えたり
グルーピングする事で
話の内容を整理出来るので
とてもオススメです。

また、進捗会議など
報告をするだけの場合は
ホワイトボードに
要点を書くだけでも
話の進みが変わってきます。

これは会議だけではなく
ちょっとした相談をする時も
非常に有効な手段ですので、
ぜひチャレンジしてください。

ポイント3 打合せ内容を共有する

議事録や発言録ほど
細かな内容ではなく
打合せのメモを
メンバー間で共有をします。

メモを共有しておくと

「前回どう決まったか」

「なぜこんな話になったか」

がはっきりするので
続きの会議で
話が戻り難くなります。

しかし、
会議が終わってから
毎回議事メモを作るのは
結構大変です。

そこでおススメなのが
ポイント2で書いた
付箋やホワイトボードを
議事メモとして共有する方法です

会議の結論などを
少し細かく書く事を意識すると
十分議事メモとして使えます

参加者全員が見ているものなので
後から修正する事も無く
大幅に作業を減らす事ができます

もし文章として
メモを残したいのであれば
当日中にメモを作成し
翌日中には関係者全員から
合意を貰うのがいいです。

時間が経てばたつほど
内容を忘れてしまうので、
これはスピード勝負になります。

もし可能なのであれば
会議の書記役を決め、
会議中にオンラインノートで
全員に共有しながら作成すると
効率よくメモが取れます

私は書記役の人が
どうしても
会議に参加しずらいので
ホワイトボード＋付箋で
議事メモを作っていました。

まとめ

参加する立場や状況によっては
なかなか実践できないものも
あるかもしれません。

まずは小さい会議で練習して
それが普通になってくれば
自然と他の会議でも
応用できるようになってきます。

ぜひどれか一つでも
チャレンジしてみてください。